home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1996 #14 / Monster Media No. 14 (April 1996) (Monster Media, Inc.).ISO / business / sba961.zip / F408.SBE < prev    next >
Text File  |  1996-01-01  |  14KB  |  260 lines

  1. @082 CHAP ZZ
  2.  
  3.          ┌─────────────────────────────────────────────────┐
  4.          │SELECTING PROFESSIONAL ADVISERS FOR YOUR BUSINESS│
  5.          └─────────────────────────────────────────────────┘
  6.  
  7. Almost no one is smart enough to go it alone in business.
  8. At some point you will probably be better off to swallow
  9. your pride, if you are the independent type who never needs
  10. to rely on anyone else, and seek one or more of the various
  11. kinds of business advisers that are commonly available and
  12. utilized by small businesses.
  13.  
  14. Often the best place to start is with free, or nearly free,
  15. advice, of which a great deal is available these days for
  16. anyone seeking to start a new business.  For starters, con-
  17. tact your local Small Business Administration office, and
  18. find out about the regular (and inexpensive) seminars they
  19. put on regularly for small businesses on a variety of sub-
  20. jects, such as how to comply with payroll tax requirements,
  21. if you have employees.  The SBA provides help to small busi-
  22. nesses in obtaining financing, including active involvement
  23. up to the point of guaranteeing (or even making, in rare
  24. cases) small business loans; but it also is a tremendous
  25. information resource, with helpful booklets on almost every
  26. conceivable business subject.
  27.  
  28. Another key feature offered through SBA offices is consult-
  29. ing services, which are provided on a volunteer basis by
  30. experienced older individuals through SCORE, the Service
  31. Corps of Retired Executives.  There are a large number of
  32. SCORE chapters throughout the country, most with a consider-
  33. able list of participating retired executives, with back-
  34. grounds in many different business fields, all of them
  35. ready to help your new or small firm solve some of its
  36. problems, without your having to reinvent the wheel over
  37. and over.
  38.  
  39. Another free or nearly free source of help and information
  40. throughout the country is the large number of Small Business
  41. Development Centers that are funded by the government and
  42. operate at colleges and universities.  Here you can draw on
  43. the talents of academics and business students who, while
  44. often lacking the kind of experience of SCORE volunteers,
  45. can and will devote much more time to doing research and
  46. helping to develop projects or plans for small businesses.
  47. Check with your nearest college or university, and you
  48. should be able to find an SBDC, even when the college is
  49. located in a fairly small town, in many instances.
  50.  
  51. Most state governments, and many local governments, also
  52. have business and economic development agencies that are
  53. eager and ready to provide all kinds of useful business
  54. information and help in locating financing for small or
  55. new businesses.  A recent trend in many states is to also
  56. set up "One Stop" centers where a new business locating
  57. in the state can often handle ALL of its state permit,
  58. licensing and registration requirements, as required by
  59. a whole host of state agencies, at one office set up for
  60. the purpose of making the process somewhat easier.  (In
  61. fact, a number of such one-stop centers are now using
  62. this software program....)
  63.  
  64. Notwithstanding all the free or inexpensive help and ad-
  65. vice described above, there will usually come a time for
  66. almost every business when you will need to retain a
  67. professional business adviser of some type, such as an
  68. attorney, accountant, or consultant.  The following para-
  69. graphs outline for you a few pointers and guidelines to use
  70. in finding and using such advisers, discussing each of the
  71. major types of business advisers in more or less the order
  72. you are likely to need them, as your business grows in
  73. size and complexity (and profitability).
  74.  
  75. ACCOUNTANTS.  Select your accountant carefully, for this is
  76. the one person outside your business who is most likely to
  77. be closely in touch with almost everything going on in your
  78. operation.  Besides helping to set up your books and to
  79. establish systems for handling cash receipts and disburse-
  80. ments, a good accountant can provide a wealth of practical
  81. advice on a wide range of subjects that are important to
  82. your business, including taxes, managing your money, ob-
  83. taining financing, and evaluating business opportunities.
  84.  
  85. What kind of accountant should you use?  CPA, Enrolled
  86. Agent, Public Accountant, or bookkeeping service?  There is
  87. no simple or "right" answer to this question.  Many small
  88. firms will do quite well with a Public Accountant (sort of
  89. like a Certified Public Accountant in most states, but
  90. usually with less educational or experience requirements)
  91. or a bookkeeper with no professional credentials.  Many of
  92. these people, if experienced, can be quite good, and they
  93. usually charge a lot less for their services than an
  94. Enrolled Agent (someone who has passed a difficult Enrolled
  95. Agents exam, and who is authorized to practice before the
  96. IRS on tax matters--usually ex-IRS agents), or a CPA.  A
  97. CPA will typically charge the most of any kind of account-
  98. ant, and is usually the most highly-trained.  Becoming a
  99. CPA requires passing an extremely difficult 3-day exam and
  100. substantial educational requirements in accounting and
  101. related fields (more than a simple bachelor's degree in
  102. more than half the states now), and, in many states, a
  103. year or two of qualifying experience working for a CPA
  104. firm.
  105.  
  106. CPA's and Enrolled Agents tend to be much more proficient
  107. dealing with tax matters, particularly the more complex
  108. and sophisticated types of tax problems.  But, as noted,
  109. you pay more to get this expertise.  Bookkeeping services
  110. and Public Accountants, in this CPA's personal experience,
  111. tend to be much more familiar with tax compliance matters
  112. such as filing payroll tax and sales tax returns.
  113.  
  114. Note that if you need financial statements for your busi-
  115. ness, particularly audited ones, you will need a CPA to
  116. do the work.  Audits are quite expensive, however, so
  117. most small businesses usually do not have audits unless
  118. they are either (a) very, very profitable, or (b) some
  119. outside party, like a lender, requires the company to
  120. be audited by an independent CPA firm in order to get
  121. and (keep) a loan.
  122.  
  123. Attorneys and bankers are often in a good position to know
  124. accountants whom they can recommend to a small business,
  125. so ask a banker or attorney if they can suggest someone.
  126.  
  127. One bit of philosophical advice:  Avoid accountants who
  128. appear too smooth, too glib, and who look too tanned and
  129. well-rested.  They are usually better at selling their
  130. services than delivering them.  The really competent
  131. accountant is often a bit frazzled looking, and somewhat
  132. lacking in social graces; i.e., slightly nerd-like.  That
  133. is usually because they are so concerned about doing the
  134. job right for their clients that they work about 70 or
  135. 80 hours a week, and don't have time to work on fine-tuning
  136. their tennis backhand or do much of anything else except
  137. ride a computer all day and study the Good Book (for CPA's,
  138. that's the Internal Revenue Code) religiously.  THAT'S the
  139. kind of accountant I would want if I had to hire one for
  140. my business.  (This isn't an absolute Law of the Universe,
  141. but, having spent most of his professional life as a CPA
  142. in a number of large and small firms, this writer can tes-
  143. tify that it's a pretty good rule of thumb to go by in
  144. selecting accountants, in most cases.)
  145.  
  146. ATTORNEYS.  Unless you start out your business as a sole
  147. proprietor, you will usually need an attorney to prepare
  148. a partnership agreement or to set up a corporation (or to
  149. set up a "limited liability company," in states where such
  150. entities are permitted).  You will probably do well to con-
  151. sult an attorney anyway to make sure you are obtaining ne-
  152. cessary licenses and permits or to help you obtain them in
  153. some cases.  In most parts of the country, local bar assoc-
  154. iations have lawyer referral services that can put you in
  155. touch with attorneys in your area who practice in various
  156. fields of law.  However, in most cases, you will be better
  157. off asking an accountant or banker to recommend a good
  158. BUSINESS lawyer.  If you need highly-specialized legal ad-
  159. vice or representation, such as on patents or trademarks,
  160. ask an attorney you know to recommend such a specialist.
  161.  
  162. BANKERS.  Establishing a good relationship with officers
  163. of the bank branch where you open an account for your busi-
  164. ness is strongly recommended.  Even though you may find it
  165. difficult to borrow from your friendly banker when you
  166. first go into business, he or she will be interested in
  167. keeping an eye on your business to see how it develops.  It
  168. pays to cultivate the relationship and to create a good im-
  169. pression long BEFORE you are ready to apply for a business
  170. loan from the bank.  Ask around before opening an account,
  171. to find out if there is a bank in your area that is well
  172. known for lending to small businesses.  Many of the large
  173. banks tend to be more interested in larger accounts, al-
  174. though different branch managers of the same large bank
  175. may have very different ideas about working with small
  176. businesses.
  177.  
  178. Your banker is usually very well "plugged-in" to your com-
  179. munity and can be a useful source of free advice at times
  180. when you need practical financial advice or to make con-
  181. nections with other businesses or people in your vicinity.
  182. In short, don't just think of your banker as someone to
  183. borrow money from, but as a "money doctor," and one who
  184. doesn't usually charge you by the minute for advice.  In
  185. fact, some savvy small business people will go to a local
  186. banker they want to cultivate and ask to buy them lunch in
  187. order to ask their advice about something, even if they
  188. don't really need the advice, just as a way of making a
  189. connection and impressing the banker, if they have a good
  190. "story" to tell about their business, and can't find any
  191. other good excuse to let the banker know what a great op-
  192. eration they are running.
  193.  
  194. @IF121xx]BENEFIT CONSULTANTS. If you want to get the most "bang for
  195. @IF121xx]the buck" for a corporate pension or profit sharing plan (or
  196. @IF121xx]to establish a Keogh plan, should you cease to operate in
  197. @IF121xx]corporate form), you may want to seek out a benefit consult-
  198. @IF121xx]ing firm and obtain their proposals as to how any such re-
  199. @IF121xx]tirement plans should be structured and operated to best 
  200. @IF121xx]suit the specific needs of @NAME.
  201. @IF120xx]BENEFIT CONSULTANTS. If you intend to eventually incorporate
  202. @IF120xx]and establish a corporate pension or profit sharing plan
  203. @IF120xx](or even Keogh plans for your existing @ENTITY),
  204. @IF120xx]you may want to seek out a benefit consulting firm and ob-
  205. @IF120xx]tain their proposals as to the type of benefit plan or plans
  206. @IF120xx]you need and how such plans should be structured to fit the
  207. @IF120xx]specific needs of @NAME.
  208.  
  209. Since many such firms are primarily engaged in selling in-
  210. surance products (life insurance, annuities and "guaranteed
  211. investment contracts") designed for retirement plans, the
  212. plan those firms design for you will almost invariably in-
  213. volve building in their products.  Since insurance in your
  214. pension or profit sharing plan may or may not necessarily
  215. make sense in your particular situation, you should ask
  216. your attorney or accountant to recommend a benefit consult-
  217. ing firm that does not have a product (like insurance, or
  218. other investment products) to sell, other than their con-
  219. sulting and plan administration services.  On the other
  220. hand, insurance-based benefit consulting firms often charge
  221. little or nothing for their plan administration and consult-
  222. ing services, in the way of direct fees, instead being paid
  223. commissions by the insurance companies who products they
  224. sell to you.  This can be very attractive, as compared to
  225. the thousands of dollars a year an independent benefit con-
  226. sulting plan will typically charge. But just remember that
  227. those healthy commissions they get paid have to come from
  228. somewhere, ultimately -- not from the Tooth Fairy.
  229.  
  230. MANAGEMENT OR BUSINESS CONSULTANTS.  Last, but not least,
  231. are other business consultants, whose skills and areas of
  232. practice may range from things like insurance risk manage-
  233. ment to inventory management to export trade, to name only
  234. a few, as well as more general management consulting and
  235. executive recruitment.  We've listed this catch-all cate-
  236. gory of business advisers last, and you may never need
  237. one of them, but such a consultant may in some cases be
  238. the FIRST outside adviser you retain, perhaps even before
  239. your business is started, to help you create a business
  240. plan, or to do a feasibility analysis to help you make
  241. the ultimate decision of whether or not you should even
  242. start the business you are planning go into.
  243.  
  244. You'll find a lot of people listed under "Management Con-
  245. sultants" in your local Yellow Pages, but to find someone
  246. who has expertise in the particular area or areas that you
  247. need help with will not always be easy, or even possible.
  248. In most cases, rather than picking a name out of the phone
  249. book, you will be most likely to find someone who can real-
  250. ly do the job you need done only by talking to a lot of
  251. people in your industry, and trying to find out if any of
  252. them have used consultants, and if so, whether they felt
  253. the consultants they used were knowledgeable and worth their
  254. fees.  Finding the right consultant can frequently be a bit
  255. like finding a needle in a haystack -- but if you find the
  256. right one, who really knows the area you need help in, a
  257. good consultant can be an invaluable resource to your busi-
  258. ness.
  259.  
  260.